メールに添付できるサイズにPDFを圧縮する方法

PDFのサイズを大きくしている本当の原因

テキストはごくわずかな容量しか使いません。大きなPDFの重さの原因は、ほぼ必ず画像です。スキャンしたページ、写真、フルサイズのまま埋め込まれた高解像度のスクリーンショットなどです。圧縮では、これらの画像を画面表示やメールに適した解像度で再エンコードします。

40 MBのスキャンした契約書が、画面上の見た目は変わらないまま3〜5 MBになることもよくあります。スキャンが、誰も見ないほどの高解像度で保存されていたためです。

圧縮の手順

「PDF圧縮」を開いてファイルを追加し、処理が終わるのを待ちます。小さくなったPDFと新しいファイルサイズが表示されるので、上限まであとどれくらい余裕があるか分かります。

それでも大きすぎる場合は、もともとのファイルが非常に大きい可能性があります。いくつかに分割するか、不要なページを削除すれば、上限以下に収められます。

画質とサイズのバランス

画面で読むものなら、標準の圧縮で見た目はまったく変わりません。最高画質を気にする必要があるのは、PDFを本格的に印刷し、元の解像度を保ちたい場合だけです。

元のファイルは残しておきましょう。中の画像の圧縮は元に戻せないので、高画質版は保管用に取っておき、メールには圧縮したコピーを添付します。

メールで大きなPDFが送れない理由

ほとんどのメールサービスには添付ファイルのサイズ上限があり、20〜25メガバイト程度が一般的で、企業のシステムではさらに厳しい場合もあります。スキャンしたページや高解像度の写真が多いPDFはこれを簡単に超えてしまい、メールが戻ってきたり送信できなかったりします。PDFを圧縮すれば、十分読みやすいまま上限以下のサイズに収められます。

サイズの大部分は画像が占めているため、スキャン文書や写真の多いPDFほど大きく縮みます。テキストだけのPDFはもともと小さいので、あまり圧縮されません。

見た目の画質を落とさずに圧縮する

良い圧縮とは、画面上でも通常の印刷でもきれいに見える範囲で、できるだけ小さいファイルにすることです。文字は画像ではないのでくっきりしたままで、写真も劣化させずに最適化されます。メールで送るなら、このバランスはほぼ常に正解です。受け取る側が気にするのは、文書が届いて読めることであって、印刷所レベルの完璧さではありません。

印刷会社に出す書類や、最高の再現性が求められる正式な保管用の書類なら、圧縮していない原本を残しておき、別に圧縮したコピーをメールで送りましょう。

1回の圧縮で足りない場合

圧縮してもまだ大きすぎる場合は、不要なページが含まれていないか確認しましょう。「PDF分割」で必要なページだけを抽出してから圧縮します。何度も圧縮し直しても効果はだんだん小さくなり、画像がぼやけ始めることもあります。不要な高解像度スキャンを取り除くほうが、たいていずっと効果的です。