送信前にPDFにパスワードを設定する方法

PDFを保護すべき場面

金銭、法律、医療、個人に関わる情報を含む書類はすべて対象になります。明細書、契約書、身分証のスキャン、給与データなどです。パスワードは、送り先の受信トレイだけでなく、ファイルそのものに付いて回る保護となります。

パスワードはファイルとは別の手段で伝えましょう。たとえばファイルはメールで、パスワードはSMSで送れば、2つが一緒になることはありません。

パスワード設定の手順

「PDF保護」を開いてファイルを追加し、パスワードを設定します。相手と共有できる、推測されにくいパスワードを選びましょう。

保護されたPDFをダウンロードします。誰かがこのファイルを開こうとすると、内容を表示する前にパスワードの入力を求められます。

個人宛てのメールよりパスワードが確実な理由

1人に宛ててメールで送れば書類は外部に漏れない、と思われがちです。しかし実際には、メールは転送され、メールボックスは共有され、スレッドはどんどん長くなります。パスワードはファイルそのものを守るため、PDFがどこに渡っても、パスワードを知っている人しか開けません。明細書、契約書、身分証のスキャン、給与データなど、金銭・法律・個人に関わる情報を含むものなら、このファイル単位の保護を標準にするのが正解です。

機密書類を扱う組織が、相手の受信トレイの安全性に頼るのではなく、書類が社外に出る前にパスワードで保護しているのはこのためです。

パスワードの正しい伝え方

パスワードの安全性は、その渡し方次第です。鉄則は、ファイルとは別の手段で送ることです。PDFはメールで送り、パスワードはSMS、電話、メッセージアプリで伝えましょう。添付ファイルと同じメールにパスワードが書かれていると、そのメールを読んだ人は両方を手に入れることになり、保護の意味がなくなります。

推測されにくく、かつはっきり伝えられるパスワードを選びましょう。電話で読み上げる必要があるなら、ランダムな文字列より短いフレーズのほうが伝えやすいことがよくあります。

分かっているパスワードを解除する

自分が所有するファイルで、結合、編集、保管などのために保護が不要になったら、「PDFロック解除」で手元のパスワードを解除できます。これは開く権限のない文書を破ることとは別物で、このツールはすでに開けるファイルの保護を解除するだけです。保護していない原本は安全な場所に保管し、共有するのは保護したものだけにしましょう。