PDFとWordの使い分け：どちらを使うべき？

見た目を変えたくないならPDF

PDFは、どの端末やプリンターでも同じように表示されます。署名してもらう契約書、送付する履歴書、請求書、報告書、印刷に回すものなど、最終版にはPDFを使いましょう。相手には、作成したとおりの見た目で表示されます。

PDFはうっかり変更されにくく、パスワードで保護することもできるため、配布にも向いています。

まだ編集が必要ならWord

Wordなら、段落、スタイル、表を編集できる状態で保てます。下書き中、共同作業中、または引き続き作業する人に文書を渡すときに使いましょう。

一般的な流れは、Wordで書いてから、最終版をPDFに書き出すことです。後でPDFを変更する必要が出たら、Wordに戻して変換し、編集してから書き出し直します。

それぞれの形式の得意分野

WordとPDFは異なる問題を解決するもので、使う形式を間違えることが、書類に関する悩みの大半の原因になっています。Word（.docx）は執筆と編集のためのものです。文字が自動で流し込まれ、変更履歴を記録でき、作業を続けることを前提としています。PDFは仕上げと共有のためのものです。レイアウトを固定するので、どの端末でも同じ見た目になり、開いた人がうっかり書式を崩してしまうこともありません。

シンプルなルールは「Wordで編集し、PDFで共有する」です。下書き、修正、共同作業はWordで行い、文書が完成して外に出すときにPDFを書き出します。

Wordを使うべきとき

まだ執筆中の文書や、ほかの人が編集する文書にはWordを使いましょう。作成途中の報告書、同僚が記入するテンプレート、応募先ごとに手直しする職務経歴書、変更履歴やコメントを使うものなどです。文字を何度も追加したり削ったりする長い文書など、内容の流し込みが必要な場合もWordのほうが適しています。

PDFを共有した後も、Wordファイルは編集用の原本として残しておきましょう。PDFを直接編集しようとするより、Wordで変更して書き出し直すほうが簡単です。

PDFを使うべきとき

契約書、請求書、応募先に送る履歴書、取引先向けの報告書、署名用の書式など、最終版や正式な書類にはPDFを使いましょう。PDFなら、レイアウトやフォントが作成したとおりに相手に表示され、安易な編集を防げ、特別なソフトなしでどこでも開けます。一方からもう一方へ変換したい場合は、「WordをPDFに変換」で完成した文書を固定し、修正が必要になったら「PDFをWordに変換」でPDFを再び編集できるようにしましょう。