Paano mag-convert ng PDF sa Word, Excel at PowerPoint
Magkasalungat ang direksiyon ng PDF at ng mga Office format. Ginawa ang Word, Excel at PowerPoint para sa pag-edit; ginawa ang PDF para sa nakapirmi at madaling i-share na final na bersiyon. Isa ang pag-convert sa pagitan nila sa pinakakaraniwang gawain sa dokumento, at malaki ang epekto ng source file at ng direksiyon ng conversion sa resulta. Ipinaliliwanag ng gabay na ito kung ano ang nangyayari sa bawat conversion at kung paano makakuha ng malinis at magagamit na output.
Bakit mahalaga ang direksiyon
Madali at maaasahan ang pag-convert mula Office file papuntang PDF, dahil kinakandado mo lang ang dokumentong may malinaw nang istruktura. Mas mahirap ang kabaligtaran, mula PDF pabalik sa nae-edit na Office file, dahil kailangang buuin muli ang PDF bilang mga talata, cell o slide na hindi naman talaga nito iniimbak. Kapag naintindihan mo ang pagkakaibang ito, tama ang magiging inaasahan mo: halos perpekto ang Word sa PDF; napakahusay ng PDF sa Word sa malilinis na file at kailangan ng kaunting pag-aayos sa mga komplikado.
Ang pinakamalaking salik sa magandang conversion mula PDF papuntang Office ay kung may tunay at napipiling teksto ang PDF. Kung nai-highlight mo ang mga salita gamit ang cursor, magiging malinis ang conversion. Kung scan ang PDF, larawan ng isang pahina, kailangan munang kilalanin ang teksto gamit ang OCR bago gumana ang anumang conversion.
PDF sa Word: nae-edit na dokumento mula sa nakapirming file
Ang pag-convert ng PDF sa Word ay muling bumubuo sa dokumento bilang mga talata, heading at table na nae-edit. Ito ang tamang tool kapag kailangan mong baguhin ang pananalita ng report na PDF lang ang hawak mo, gamitin muli ang teksto ng kontrata nang hindi tinitipa ulit, o i-update ang lumang form na flat file na lang ang natitira.
Halos perpekto ang conversion ng mga simple at iisang-column na dokumento. Ang mga komplikadong layout, gaya ng brochure na maraming column, maraming graphics o kakaibang font, ay puwedeng mangailangan ng kaunting pag-aayos pagkatapos, lalo na sa mga table at column. Para sa pinakamagandang resulta, laging i-convert mula sa orihinal na PDF at hindi sa screenshot o kopyang muling sinave, dahil bawat henerasyon ay nababawasan ng kalidad.
PDF sa Excel: ilipat ang mga table sa mga column
Ang pag-convert ng PDF sa Excel ay partikular na para sa data na naka-table: mga line item ng invoice, listahan ng presyo, mga numerong pinansiyal, mga transaksiyon sa statement. Sa halip na itipa ulit ang mga numero sa spreadsheet, binabasa ng tool ang istruktura ng table at inilalagay ang mga halaga sa mga row at column na puwede mong i-sort at i-total.
Pinakamahusay itong gumagana kapag talagang table ang source na may malinaw na row at column. Ang data na mukhang table lang pero tekstong nakaposisyon lang talaga ay puwedeng mangailangan ng kaunting pag-aayos pagkatapos ng conversion. Mas mabilis pa rin ito nang malayo kaysa sa manwal na pag-encode, at nawawala ang mga pagkakamaling kaakibat ng pagtitipa ng mga numero.
PDF sa PowerPoint: gamitin muli ang mga slide
Kung may slide deck ka na PDF pero wala ang orihinal na presentation, ibinabalik ng pag-convert sa PowerPoint ang bawat pahina bilang nae-edit na slide. Kapaki-pakinabang ito para iangkop ang ibinahaging deck sa sarili mong template, gamitin muli ang naka-print na presentation, o i-update ang mga slide kapag nawala na ang source file.
Gaya ng ibang conversion, kapag mas malinis ang source, mas maganda ang resulta. Maayos ang conversion ng mga PDF slide na teksto ang laman; ang mga slide na larawan lang talaga ay lalabas bilang mga larawang mailalagay mo pero hindi maaayos muli ang daloy ng teksto.
Ang kabilang direksiyon: Office sa PDF
Ang pag-convert ng Word, Excel o PowerPoint sa PDF ay tungkol sa pagtatapos ng dokumento. Kinakandado mo ang layout para pareho ang hitsura nito sa bawat device at printer, na mahalaga para sa anumang ipapadala o ipi-print mo: resume, kontrata, naka-format na report, budget na ayaw mong aksidenteng mabago ng tatanggap.
Napakamaaasahan ng direksiyong ito dahil buo na ang istruktura ng source. Ang pangunahing dapat suriin ay kung ayos na ang mga font at page setup bago mag-convert, dahil eksaktong ipinipirmi ng PDF ang nakikita nito.
Kailan kailangan muna ang OCR
Wala sa mga conversion mula PDF papuntang Office ang gagana sa na-scan na dokumento hangga't hindi pa nakikilala ang teksto. Kung litrato o scan ng pahina ang PDF mo, patakbuhin muna ang OCR para magdagdag ng tunay na text layer, saka mag-convert. Kapag nilaktawan ang hakbang na ito sa isang scan, blangko o magulong resulta ang lalabas, at ito ang pinakakaraniwang dahilan kung bakit mukhang pumalya ang isang conversion.
Mabilis na pagsubok: buksan ang PDF at subukang pumili ng isang pangungusap. Kung walang na-highlight, scan ito at kailangan ng OCR bago i-convert.
Isang praktikal na workflow
Ang maaasahang paraan sa paggawa ng dokumento ay mag-draft at makipagtulungan sa mga Office format, saka i-convert sa PDF para sa final at madaling i-share na bersiyon. Kapag kailangan mong baguhin ang final na bersiyong iyon, i-convert ito pabalik sa tamang Office format, gawin ang mga pagbabago, at i-export muli sa PDF. Itago ang nae-edit na source file hangga't maaari, para bihira mo nang kailangang buuin muli ang isang PDF.
Para sa mga na-scan na file, magdagdag ng isang hakbang sa simula: i-OCR ang scan, saka i-convert. Ang iisang gawing iyan ang nagpapalinis sa karamihan ng mga conversion na dati ay pumapalya.