Paano paliitin, linisin at ayusin ang PDF
Isa sa pinakakaraniwang inis sa dokumento ang PDF na ayaw ma-attach sa email, mali ang laki kapag ipini-print, o ayaw talagang bumukas. Halos lahat ng problemang ito ay galing sa iilang sanhi, at may tuwirang solusyon ang bawat isa. Ipinaliliwanag ng gabay na ito kung bakit nagkakaproblema ang PDF at kung paano makakuha ng maliit, malinis at maaasahang file.
Bakit lumalaki nang husto ang PDF
Halos walang espasyong kinakain ang teksto. Ang bigat ng malaking PDF ay halos palaging galing sa mga larawan: mga na-scan na pahina, naka-embed na litrato, o high-resolution na screenshot na naka-save sa buong laki. Puwedeng i-scan ng scanner ang isang pahina sa resolution na mas mataas nang malayo kaysa sa titingnan ng sinuman, kaya ang sampung-pahinang na-scan na kontrata ay madaling umabot ng sampu-sampung megabyte kahit teksto at pirma lang ang laman.
Kaya ang parehong bilang ng pahina ay puwedeng magresulta sa sobrang magkakaibang laki ng file. Ang report na digital mula umpisa at teksto lang ay puwedeng wala pang isang megabyte; ang parehong nilalaman na na-scan bilang mga larawan ay puwedeng apatnapung beses na mas malaki.
Paano talaga gumagana ang compression
Ang pag-compress ng PDF ay muling nag-e-encode sa mga larawan sa loob nito sa resolution na angkop sa screen at email, at tinatanggal ang sobrang data. Dahil kadalasang nakaimbak ang orihinal na mga scan sa resolution na mas mataas kaysa kailangan, madalas na mas maliit nang husto ang resulta nang walang nakikitang pagkakaiba sa screen. Karaniwan at normal na bumaba ang apatnapung-megabyte na scan sa tatlo o apat na megabyte.
Pinakamahalaga ang compression sa email, kung saan nasa mga dalawampu't limang megabyte ang limitasyon ng attachment, at sa mga upload sa mga portal na may limitasyon sa laki ng file. Para sa anumang binabasa sa screen, halos hindi mapapansin ang karaniwang compression. Piliin lang ang pinakamataas na kalidad kapag ipi-print nang propesyonal ang dokumento, kung saan gusto mong mapanatili ang buong resolution.
Grayscale: mabilis na panalo sa laki at pag-print
Ang pag-convert ng de-kulay na PDF sa grayscale ay nagtatanggal ng impormasyon ng kulay, kaya lumiliit ang file at nababawasan ang tintang nagagamit sa pag-print. Para sa mahabang report na kailangan lang mabasa at hindi kailangang makulay, simpleng paraan ang grayscale para gumaan ang dokumento at mas mura itong i-print, at ginagawa rin nitong pare-pareho ang mga file para sa grayscale na pag-archive.
Natural itong kapares ng compression: i-grayscale muna para matanggal ang data ng kulay, saka i-compress para muling i-encode ang natitira.
Pag-resize: ayusin ang mga pahinang mali ang print
Minsan hindi bigat ang problema kundi sukat. Ang dokumentong ginawa sa kakaibang laki ng pahina ay nagpi-print nang may napakalaking margin o napuputol, at ang file na may halo-halong laki ng pahina ay mukhang hindi pare-pareho. Ang pag-resize ay iniaangkop ang mga pahina sa karaniwang laki gaya ng A4 o Letter para tama ang print at pare-pareho ang hitsura ng dokumento.
Ito ang solusyon kapag maayos ang PDF sa screen pero mali ang sukat paglabas sa printer, o kapag pinagsama mo ang mga file na magkakaiba ang pinagmulan sa iisang dokumentong hindi pantay.
Pag-aayos ng PDF na ayaw bumukas
Puwedeng masira ang PDF dahil sa palpak na download, naputol na pag-save, o error sa paglipat, at pagkatapos ay ayaw na nitong bumukas, natitigil sa reader mo, o sinasabing corrupt. Ang pag-aayos ng PDF ay muling bumubuo sa istruktura ng file para mabuksan itong muli, at nire-recover ang pinakamaraming nilalaman hangga't maaari.
Kung biglang ayaw nang bumukas ngayon ng file na gumagana pa kahapon, pag-aayos ang unang subukan bago ipagpalagay na nawala na ang nilalaman.
Tanggalin ang hindi mo kailangan
Kadalasan, ang pinakamabilis na paraan para paliitin at linisin ang dokumento ay tanggalin lang ang hindi kailangan. Ang pagbura ng dobleng cover sheet, mga blangkong pahinang ipinasok ng scanner, o mga internal na tala na hindi dapat i-share ay nagpapaliit at nagpapaayos sa file nang sabay.
Ang pag-aayos ng dokumento, ang paglalagay ng mga pahina sa tamang pagkakasunod-sunod, ang pag-ikot sa mga patagilid na scan, at ang pagtanggal ng mga pahinang hindi mo kailangan, ay ginagawang malinis na file ang magulong scan, at ang malinis na file ay kadalasang mas maliit din.
Isang praktikal na workflow sa paglilinis
Para sa mabigat at magulong na-scan na dokumento, magandang pagkakasunod-sunod ito: ayusin muna, para nasa tamang ayos ang mga pahina at wala na ang mga blangko; i-grayscale kung hindi kailangan ang kulay; saka i-compress para lumiit. Kung ipi-print ito, i-resize sa karaniwang laki ng pahina. Kung ayaw talaga nitong bumukas, ayusin muna ito bago ang lahat.
Ang layunin ay dokumentong sapat na maliit para maipadala, sapat na malinis para mabasa, at sapat na maaasahan para mabuksan kahit saan. Mas sulit ang isang minutong pag-aayos kaysa makipagbuno sa sobrang laking file sa mismong oras ng pagpapadala.