Kumpletong gabay sa seguridad ng PDF

Tatlong tanong bago ka mag-share ng PDF

Bago magpadala ng anumang dokumento, makatutulong na sagutin muna ang tatlong mabilis na tanong. Una, sino ang dapat makapagbukas nito, at siya lang ba? Pangalawa, ano sa loob ng file ang talagang sensitibo, at kailangan ba talaga ito ng tatanggap? Pangatlo, kapag nagamit na ito, ano ang mangyayari sa mga kopya? Karamihan sa mga leak ng dokumento ay hindi galing sa sopistikadong hacking; mga ordinaryong file lang ang mga ito na napunta sa lugar na hindi dapat, dahil walang nagtanong ng mga ito.

May katapat na tool o gawi ang bawat tanong. Ang pagkontrol kung sino ang makapagbubukas ng file ay nangangahulugan ng password. Ang pagkontrol sa laman nito ay nangangahulugan ng redaction at pagtanggal ng nakatagong data. Ang pagkontrol sa mangyayari pagkatapos ay nangangahulugan ng pagpili ng mga serbisyong nagbubura ng file at pag-aayos ng sarili mong mga kopya.

Password: kontrolin kung sino ang makapagbubukas

Ang password sa isang PDF ang pinakadirektang proteksiyong mayroon ka. Kasama itong naglalakbay ng file, hindi ng inbox, kaya kahit sampung beses pang ma-forward ang email, ang may password lang ang makapagbubukas ng dokumento. Ito ang tamang piliin para sa anumang may detalyeng pinansiyal, legal o personal: mga statement, kasunduan, scan ng ID, payroll.

Kasing-tibay lang ng password ang paraan ng pagbabahagi mo nito. Ang pinakamahalagang patakaran: ipadala ang password sa ibang channel kaysa sa file. I-email ang PDF, saka ipadala ang password sa text o tawag. Kung nasa iisang email thread ang password at ang attachment, nasa sinumang makakita ng thread ang dalawang kalahati, at wala nang silbi ang proteksiyon.

Kapag hindi mo na kailangan ang proteksiyon sa isang file na pag-aari mo, halimbawa para pagsamahin ito sa ibang dokumento o i-edit, puwede mong tanggalin ang password na alam mo na. Iba ito sa pag-crack ng file na wala kang pahintulot buksan, at hindi iyon ginagawa ng mga tool na ito.

Redaction: kontrolin ang laman ng file

Ang redaction ay ang permanenteng pagtanggal ng sensitibong nilalaman sa dokumento bago mo ito i-share: account number sa statement, pangalan sa report, bahagi ng pirma, address. Ang mahalagang salita rito ay permanente. Sa ilang editor, ang pagguhit ng itim na kahon sa ibabaw ng teksto ay tinatakpan lang ito sa paningin; nasa file pa rin ang teksto sa ilalim at puwede pang kopyahin. Ang tamang redaction ay tinatanggal mismo ang nilalaman, kaya ang nawala ay talagang wala na.

Kailangang-kailangan ang redaction tuwing kailangang i-share ang dokumento pero hindi ang buong laman. Ang landlord na nagpapakita ng bank statement para patunayan ang kita ay dapat i-redact ang bawat transaksiyon. Ang kumpanyang naglalathala ng kontrata ay dapat i-redact ang mga pangalan at halagang hindi pampubliko. Ang support team na nagse-share ng screenshot ay dapat i-redact ang detalye ng customer. Kapag nag-aalinlangan, mas mabuting sumobra kaysa kulangin; puwede ka pa ring magbigay ng kopyang hindi naka-redact sa taong talagang nangangailangan nito.

Watermark: kontrolin kung paano gagamitin ang file

Hindi kinakandado ng watermark ang dokumento, pero binabago nito kung paano ito magagamit. Ang pagtatak ng DRAFT sa dokumentong nire-review ay pumipigil na mapagkamalang final ang hindi pa tapos na bersiyon. Ang pagmamarka ng KUMPIDENSIYAL sa mga pahina ay nagsasabi agad sa sinumang makatanggap kung paano ito dapat tratuhin. Ang paglalagay ng marka ng kumpanya sa mga ibinabahaging report ay nakapipigil sa basta-bastang pagpapakalat at malinaw nitong ipinapakita kung saan galing ang file.

Mas pananakot at label ang watermark kaysa matibay na kontrol. Pinakakapaki-pakinabang ito sa mga dokumentong malawak na kumakalat, kung saan hindi mo malalagyan ng password ang bawat kopya pero gusto mong may malinaw na senyales ang bawat isa tungkol sa status at pinagmulan nito.

Pirma: patunay kung sino ang pumayag

Pinapalitan ng pagpirma sa PDF ang paulit-ulit na pag-print, pagpirma at pag-scan. Direkta mong inilalagay ang pirma mo sa pahina at ibinabalik ito, kaya mas mabilis at mas malinis ang dokumento. Para sa karamihan ng pang-araw-araw na kasunduan, larawan ng pirma mo na nakalagay sa tamang linya ang mismong inaasahan ng kabilang panig.

Magkaibang problema ang nilulutas ng pirma at password, at madalas silang magkasama: pinipirmahan mo ang kontrata para ipakitang pumayag ka rito, at puwede mong lagyan ng password ang napirmahang file bago ipadala para ang kabilang partido lang ang makapagbukas nito.

Ang detalyeng nakakaligtaan ng marami: nakatagong metadata

Bawat PDF ay may metadata na hindi mo nakikita sa pahina: pangalan ng author, software na ginamit, petsa ng paggawa at pag-edit, at kung minsan ang orihinal na file path sa computer ng isang tao. Para sa dokumentong ilalathala mo o ipapadala sa labas, puwedeng magbunyag ang nakatagong data na ito nang higit sa gusto mo, mula sa kung sino talaga ang sumulat nito hanggang kung kailan ito huling binago.

Ang pagtanggal ng metadata bago maglathala ng file ay simple pero madalas makalimutang hakbang. Lalo itong sulit gawin para sa anumang ilalagay sa pampublikong web o ipapadala sa partidong hindi mo gaanong kilala.

Pagsama-samahin: isang simpleng workflow

Para sa karaniwang sensitibong dokumento, ganito ang makatwirang pagkakasunod-sunod: i-redact ang anumang hindi kailangan ng tatanggap, tanggalin ang nakatagong metadata, pirmahan kung kailangan ng pagpayag, at lagyan ng password bago ipadala, at ipadala nang hiwalay ang password. Hindi lahat ng dokumento ay kailangan ang bawat hakbang, pero ilang segundo lang ang pagdaan sa mga ito at natatakpan nito ang mga butas na sanhi ng karamihan sa mga leak.

Panghuli, piliin ang mga tool na nagpoproseso ng file at saka ito binubura, kaysa sa mga serbisyong nagtatago ng iyong mga dokumento. Kapag mas maikli ang panahong nasa server ng iba ang sensitibo mong file, mas maliit ang pagkakataong may magkamali.