PDF o Word: kailan gagamitin ang bawat isa
Magkasalungat na problema ang nilulutas ng PDF at Word. Kinakandado ng isa ang dokumento para pareho ang itsura nito kahit saan; pinananatili naman itong bukas sa pag-edit ng isa. Ang pagpili ng tama sa tamang sandali ay nakakaiwas sa maraming sakit ng ulo sa formatting.
Gamitin ang PDF kapag hindi dapat magbago ang itsura
Pareho ang itsura ng PDF sa bawat device at printer. Gamitin ito sa anumang final: mga kontratang pipirmahan, resume na ipapadala, invoice, report, at anumang ipi-print. Eksaktong nakikita ng tatanggap ang idinisenyo mo.
Mas mainam din ang PDF para sa pamamahagi dahil mahirap itong aksidenteng mabago at puwedeng lagyan ng password.
Gamitin ang Word kapag kailangan pang i-edit
Pinananatiling nae-edit ng Word ang mga talata, style at table. Gamitin ito habang nagda-draft, nakikipagtulungan, o ipinapasa ang dokumento sa taong patuloy na gagawa rito.
Ang karaniwang workflow ay magsulat sa Word, saka i-export sa PDF para sa final na bersiyon. Kapag kailangan mong baguhin ang PDF sa ibang araw, i-convert ito pabalik sa Word, i-edit, at i-export ulit.
Saan magaling ang bawat format
Magkaibang problema ang nilulutas ng Word at PDF, at ang paggamit ng mali ang sanhi ng karamihan ng sakit ng ulo sa dokumento. Ang Word (.docx) ay para sa pagsusulat at pag-edit — inaayos nito ang daloy ng teksto, sinusubaybayan ang mga pagbabago, at ginawa para patuloy na baguhin. Ang PDF ay para sa pagtatapos at pagbabahagi — kinakandado nito ang layout para pareho ang itsura ng dokumento sa bawat device at hindi ito aksidenteng mababago ng sinumang magbubukas.
Ang simpleng patakaran: mag-edit sa Word, mag-share bilang PDF. Nagda-draft, nagrerebisa at nakikipagtulungan ka sa Word, saka mag-export ng PDF kapag final na ang dokumento at handa nang ilabas.
Kailan gagamitin ang Word
Piliin ang Word kapag isinusulat pa ang dokumento o ie-edit pa ng iba: report na ginagawa pa, template na pupunan ng mga katrabaho, CV na binabago mo para sa bawat aplikasyon, o anumang gumagamit ng tracked changes at komento. Mas mainam din ang Word kapag kailangang dumaloy muli ang nilalaman — mahahabang dokumentong patuloy mong dinadagdagan at binabawasan ng teksto.
Itago ang Word file mo bilang nae-edit na master kahit nai-share mo na ang PDF, para makapagbago ka at makapag-export ulit sa halip na subukang i-edit nang direkta ang PDF.
Kailan gagamitin ang PDF
Gamitin ang PDF sa anumang final o opisyal: kontrata, invoice, resume na ipinapadala sa employer, report para sa kliyente, form na pipirmahan. Tinitiyak ng PDF na eksaktong layout at font mo ang makikita ng mambabasa, pinipigilan ang basta-bastang pag-edit, at nabubuksan kahit saan nang walang espesyal na software. Kung kailangan mong lumipat mula sa isa papunta sa isa pa, kinakandado ng Word sa PDF ang tapos nang dokumento, at ginagawang nae-edit muli ng PDF sa Word ang isang PDF kapag kailangan mo itong rebisahin.